1. 시범사업 기록 관리의 의미와 정책 자산으로서의 기록 가치
시범사업은 새로운 정책이나 제도를 시험적으로 적용해 보고 그 효과를 검증하는 과정이다. 전면 시행에 앞서 위험을 줄이고 현장의 반응을 확인하기 위한 안전장치이자 학습 도구라고 할 수 있다. 이때 가장 중요한 산출물은 단순한 성과 수치가 아니라 ‘기록’이다. 어떤 방식으로 운영되었는지, 무엇이 효과적이었는지, 어떤 문제가 반복되었는지에 대한 상세한 기록은 다음 정책 설계의 핵심 근거가 된다. 즉, 시범사업의 결과 보고서와 운영 자료는 단순한 행정 문서가 아니라 정책 발전을 위한 지식 자산이다. 그러나 현실에서 이러한 기록은 충분한 가치를 인정받지 못한다. 사업이 종료되는 순간 기록은 활용 대상이 아니라 보관 대상이 된다. 행정은 사업 완료 여부와 예산 정산에 초점을 맞출 뿐, 축적된 경험을 어떻게 활용할 것인지에 대해서는 상대적으로 관심이 낮다. 결국 시범사업은 많은 비용과 노력을 투입했음에도 불구하고 그 성과가 다음 단계로 이어지지 않는다. 기록이 살아 있는 자산이 아니라 단순한 ‘종료 증빙 자료’로 취급되는 구조에서는 정책 학습이 이루어질 수 없다. 기록 관리의 문제는 곧 정책 발전의 문제와 직결된다.
2. 형식적 문서화 중심 기록 체계와 실질 정보 소실 문제
시범사업 종료 후 기록 관리에서 나타나는 가장 큰 문제는 형식적 문서화에 치우친 구조다. 대부분의 사업은 종료 시점에 결과보고서, 정산서, 평가표 등 여러 행정 서류를 작성한다. 표면적으로 보면 충분한 기록이 남는 것처럼 보인다. 그러나 실제 내용을 들여다보면 행정 절차를 충족하기 위한 형식적 정보가 대부분을 차지한다. 예산 집행률, 일정 준수 여부, 참여 인원 통계 같은 정량 자료는 풍부하지만, 현장에서 얻은 경험과 시행착오, 정책 설계의 맥락 같은 질적 정보는 상대적으로 부족하다. 실험 과정에서 가장 중요한 교훈이 문서에 충분히 담기지 않는 것이다. 또한 보고서는 딱딱한 행정 용어와 복잡한 표 중심으로 구성되어 가독성이 낮다. 정책 담당자조차 다시 읽기 어렵고, 다른 부서나 연구자가 활용하기에도 불편하다. 결국 기록은 존재하지만 실제로는 ‘읽히지 않는 문서’가 된다. 형식만 남고 내용이 사라지는 구조 속에서 실질적인 정보는 자연스럽게 소실된다. 이는 기록이 있음에도 불구하고 학습이 이루어지지 않는 대표적인 사례다.
3. 부서 분절과 접근성 부족이 만드는 기록 활용 단절 구조
또 다른 문제는 기록의 접근성과 공유 체계가 매우 제한적이라는 점이다. 시범사업 자료는 보통 해당 부서 내부 서버나 전산 시스템에 저장된다. 외부 부서나 타 기관, 심지어 같은 조직 내 다른 팀조차 쉽게 접근하지 못하는 경우가 많다. 기록이 특정 공간에 고립되는 셈이다. 정책 설계를 담당하는 부서가 과거 시범사업 자료를 참고하려 해도 존재 자체를 모르거나 찾기 어려운 경우가 빈번하다. 이로 인해 동일하거나 유사한 실험이 반복되고, 과거 실패가 다시 발생한다. 또한 담당자가 바뀌면 기록 활용은 더욱 어려워진다. 인수인계 과정에서 문서 목록만 전달될 뿐, 실제 내용과 맥락은 충분히 설명되지 않는다. 결국 기록은 ‘있지만 없는 것’과 같은 상태가 된다. 이러한 단절 구조에서는 아무리 많은 데이터가 축적되어도 정책 자산으로 기능할 수 없다. 기록이 공유되지 않으면 조직 차원의 기억도 형성되지 않는다. 이는 행정이 학습하지 못하는 근본 원인이 된다.
4. 기록 관리 개선과 정책 학습 체계 구축을 위한 구조 전환 과제
시범사업 종료 후 기록 관리 문제를 해결하기 위해서는 단순한 문서 정리 차원을 넘어 구조적 전환이 필요하다. 무엇보다 기록을 보관 대상이 아니라 활용 대상이라는 인식이 자리 잡아야 한다. 평가 보고서는 형식적 문서가 아니라 정책 교훈 중심의 지식 자료로 재구성되어야 하며, 핵심 성과와 실패 요인을 쉽게 이해할 수 있도록 정리할 필요가 있다. 또한 모든 시범사업 기록을 통합적으로 관리하는 데이터베이스를 구축해 부서 간 공유를 활성화해야 한다. 새로운 정책을 설계할 때 과거 자료를 반드시 검토하도록 제도화하는 절차도 필요하다. 기록이 실제 의사결정 과정에 연결될 때 비로소 의미가 생긴다. 결국 중요한 질문은 이것이다. 우리는 기록을 남기기 위해 시범사업을 하는가, 아니면 더 나은 정책을 만들기 위해 기록을 활용하는가라는 질문이다. 후자를 선택하지 않는 한 시범사업은 계속 반복되겠지만 발전은 제한적일 것이다. 기록 관리 체계가 개선될 때 비로소 시범사업은 소모성 프로젝트가 아닌 지속 가능한 정책 혁신의 기반으로 자리 잡을 수 있다.